Das Problem ist wohl jedem geläufig, vor allem solchen Zeitgenossen, die unter einer Aufschieberitis leiden. Wer keine Prioritäten setzen kann, leidet bekanntlich eher unter Prokrastination und ebenfalls mangelndem Zeitmanagement. Hier wird durch angeblich Wichtigeres abgelenkt und das andere Wichtige bleibt dummerweise liegen.
Prioritäten setzen und das Thema Effizienz.
Ständig müssen wir Prioritäten setzen, also Entscheidungen Für oder Gegen treffen, ob nun im Alltag, Beruf oder im Freundeskreis. Und ja, auch in der Liebe! Wer hier keine Prioritäten setzt, verhält sich wenig einschätzbar und beinahe asozial. Selbst das gedankenlose Wegwischen auf Tinder&Co. setzt klare Prioritäten. Denn hier werden ja lediglich nur Optionen angeboten. Und wer will selbst nur eine Option sein? Das ist nur im Fall eines Verliebens ertragbar.
Bei beruflichen Prioritäten geht es oft um effizientes Zeitmanangement.
Im Coaching mit Führungskräften stellt sich schnell heraus, daß vieles bereits hervorragend verinnerlicht wurde. Man weiß um der eigenen Vorbildfunktion und hofft auf stetige Selbstreflexion. Hält sich auch für weitgehend kritikfähig und glaubt Konflikte zielführend lösen zu können. Glaubt sinnvoll zu intervenieren und dabei klar zu kommunizieren.Und man glaubt Prioritäten setzen zu können.Eine gute Führungskraft fügt Prioritäten in systemische Abläufe ein und verfolgt sie schliesslich auch weitgehend.
Eine gewisse Selbstzufriedenheit tut zwar gut, ist aber oft ein „narzisstischer Trugschluß“. So wie man von sich selbst auch noch glaubt im höchsten Stress tiefenentspannt gesteckte Ziele zu verfolgen. Und dabei immer noch ein offenes Ohr für die Mitarbeiter*innnen oder Kollege*innen zu bewahren. Hier bedarf es wirklich einer fortlaufenden Realitätsüberprüfung.Schliesslich liegt das Vordringlichste immer im Auge des jeweiligen Betrachters !
Prioritäten setzen und damit Druck minimieren.
Bei der „richtigen“ Person „Nein“ oder Ja-Sagen hilft tatsächlich Prioritäten zu setzen und damit Druck zu minimieren. Eine gute Führungsqualität besteht vorallem darin, diese „richtige“ Person zu kennen, um unverzüglich final zu delegieren zu können. Es ist hinreichend bekannt, daß man die täglichen To-do-Listen möglichst auf fünf absolute Steps herunterminimieren sollte. Das Thema des Erwartungsdrucks und des eigenen Anspruchsdenkens ploppt hier allerdings besonders unerbittlich auf. Letztendlich geht es oft um schlichtes Erkennen, daß eben nicht mehr als XY in der Zeit xy geht. Genau das muß dem beruflichen Gegenüber überzeugend gespiegelt und verdeutlicht werden.
Wir behindern uns selbst !
Sitzt man in einem aktuellen Prioritäten-Dilemma fest, gibt es nur eine Person, welche priorisiertes Arbeiten verhindern kann : das sind wir selbst ! Wenn statt 5 schliesslich doch 15 Steps auf der Liste stehen und man weder den passenden Zeitpunkt noch die richtige Person zum Delegieren gefunden hat, ist klar : An erster Stelle behindern wir uns selbst. Wir haben vermutlich unzureichend gelernt in der passenden Situation „Ja“ oder vielfach besser „Nein“ zu sagen. Offensichtlich ist hierdurch das Potenzial von Mitarbeiter*innen oder Kollegen wenig bis garnicht optimal nutzbar.
Ein „Ja“ bedeutet immer an anderer Stelle auch ein „Nein“.
Ein vorschnell und spontan zugesichertes “Ja”, nur um vielleicht gefällig zu sein, kann durchaus nach hinten losgehen. Frauen haben eher Schwierigkeiten etwas entschieden abzulehnen und – sicherlich sozialisationsbedingt – eben nicht immer hilfreich oder gar fürsorglich zu sein. Leider auch dann, wenn es absolut nicht in den Zeitplan passt. Sie bleiben öfter als männliche Zeitgenossen indirekt und damit oft auch unklarer in der Kommunikation. Natürlich schaffen es auch Männer unentschlossen zwischen Prioritäten hin und her zu tingeln !
Leider vermögen die meisten Menschen beiderlei Geschlechts nicht das Positive einer Ja-Entscheidung, mit den möglichen negativen Folgen auf der Liste der unerledigten Punkte abzuwägen. Genau das aber ist hilfreich beim Prioritäten setzen.
Zeit ist leider nicht vermehrbar, daher kostbar und begrenzt.
Dummerweise geht auch bei den nicht ganz so optimalen Ja -Entscheidungen Zeit drauf. Vorsätze fallen dann schnell hinten runter. Tatsächlich wäre es sinnvoll sich bei jedem sponaten „Ja “ klar zu machen, daß man damit ja auch ein Nein für jeweils andere Steps gleichzeitig mitverhandelt. Zeit ist eben nicht vermehrbar, sondern ein begrenztes Gut.
Der Faktor der qualitativ genutzten Zeit füllt – als sattsam bekanntes Thema – so manchen Ratgeber, der sich mit der Work-Life-Balance beschäftigt. Mehr bewusste Familienzeiten und Beziehungs-und Paarzeiten sollten hiernach unbedingt immer in der Prioritätenliste einen festen Platz haben ! Anspruch und Wirklichkeit klaffen hier allerdings oft weit auseinander.
Vorsicht : Die Prioritäten gehen verloren !
Prioritäten zu setzen und sie dann auch sukkzessive beim Thema : Mail wirklich abzuarbeiten klingt märchenhaft. Dies geht meist nur, wenn vielfach sehr pflichtbewusste und kontrollierte Mitarbeiter und Führungskräfte mit hohem eigenen Anspruchs-und Leistungsanspruch ganz früh am Tag oder bis sehr spät in der Nacht, oder auch „gerne“ am Wochenende, ( welches arbeitstechnisch dadurch so garnicht erst beginnt ), noch an ihrem Arbeitsplatz sitzen, um wenigstens ansatzweise die Mail- „Schulden“ zu begrenzen, zu beantworten oder zu verwerfen. Das Schlimmste ist die Gefahr des eigenen Erwartungsdruck es unbedingt „wuppen“ zu müssen.
Mails schaffen .Zeit und sind gleichzeitig auch eine zeitfressende Plage ! Die auf Dauer krank machen, erschöpfen und in den Burnout treiben kann. Nicht ungeschickt ist es daher, mit einem ausgewogenen Maß an Eigen-Kontrolle und übrigens Selbstliebe und eben nicht nur mit Stringenz, die tagesaktuellen Prioritäten schwerpunktmäßig einigermaßen abzuarbeiten, statt sich im Mailverkehr zu lange zu verlieren.
Die dringenden Sofort-Ansprüche von Mailnachrichten .
Schliesslich haben es ja auch alle schrecklich eilig, alle wollen dringend etwas. Alle haben ihre Sofort-Ansprüche und das Label: “Nimm mich zuerst”. Diese drängelnden Aufforderungen werden jedoch nicht weniger, wenn bereits morgens – noch im Schlafzimmer auf Tablet oder Smartphone im Pyjama – alles abgerufen wird. Und genau das wird gefährlicherweise durch den Homeoffice – und Lockdown- Effekt immer mehr vorausgesetzt.
Diesem Anspruch sollte man sich bewusst entziehen !
Was also tun ? Durchaus auch hier gilt es sinnvoll auf Zeit zu Verschieben, und nichts Unmögliches in die Nachtstunden legen ! Dringliche Mails entpuppen sich manchmal – auf den 2.Blick – als garnicht so dringlich und erledigen sich oft von selbst.
Werfen Sie wirklich alle Restprioritäten in einen Unterordner! Diesen standardmäßig alle1- 2 Tage durchsehen und erneut entscheiden, was beantwortet werden muß und was bereits wegfällt. Das nimmt schon mal Panik und Druck raus.
Und bitte nicht alles punktgenau und zu ausführlich beantworten. Das aktuell Vordringliche hat wirklich Priorität. Bleiben Sie vor allem flexibel! Und trauen Sie sich Lücken zu, um mal verzögert zu antworten. Wichtiges wird sich sowieso sehr schnell melden. Setzen Sie also immer wieder aufs Neue Ihre Prioritäten. Manchmal ergeben sich Schnittstellen mit dem Tagesgeschäft und Sie erledigen zwei Fliegen mit einer Klappe und das Zeitmanagement funktioniert tadellos.
Prioriätenliste mal wieder nicht geschafft ? Nicht fertig geworden?
Dem eigenen Anspruchsdenken mal wieder nicht zu genügen kann sehr unzufrieden machen und stresst ungemein. Auch Lücken auszuhalten ist nicht Jedermanns Sache. Vorallem Berufsanfänger sind da im Nachteil, weil für sie alles wichtig zu sein scheint.
Längerfristige Aufgaben sind aber sicherlich als oberste Priorität hier identifizierbar.
Ebenso wichtig ist, sich nicht ständig darauf zu fokussieren, eine bestimmte Aufgabe auch an einem bestimmten Tag erledigen zu wollen : Ständig das Gefühl zu haben nicht fertig zu sein, sollte allmählich der Erkenntnis weichen, daß es eben kein Fertig gibt.
Tatsächlich schadet es nicht die To-do-Liste mit einem vertretbaren Zeitbudget zu verknüpfen. Prioritäten müssen ständig ausgetauscht werden. Zeitpuffer sind hier schliesslich eine gute Sache und entlasten wohltuend.
Und letzendlich geht es doch darum : die Freude zu behalten an dem was man tut. Ein voller Terminkalender ist das ganze Leben. Und das findet sonst ohne einen statt, wie Beatle John Lennon es mal treffend formulierte !
