Wenn ein Meeting das nächste jagt, kann man(n) sich schon mal müde und uninspiriert fühlen. In der beruflichen Realität werden täglich häufig zu viele Meetings anberaumt. Natürlich sieht es nie so provokativ müde aus wie auf dem Titelbild. Auch wenn sich Viele von endlosen Meetings und „Gelaber“ Gelangweilte hier mental wiedererkennen können.

Dazwischen gibt es vielfach keine klaren Pausen, und oft keine sauber kommunizierte Agenda. Kommen noch zu viele Teilnehmer hinzu die- wie man selbst- nur Zuhören und keine Fragen stellen, kann sich schnell  Meeting-Müdigkeit und Desinteresse breit machen.

Vielfach hatten Teilnehmer vermutlich auch schon einige Home-Office-Stunden oder längere  Bildschirmzeiten hinter sich und saßen ziemlich bewegungslos vor vielen kleinen Kachelbildern des Tablets und damit auch vor relativ unbewegten Gesichtern.

 

 

Und nun also wieder zurück in die Herausforderungen der analogen Situation, nämlich ins analoge Meeting: Die Präsentation vor dem Team ! Da sieht  man allerdings auch, wenn man verstohlen in die Runde schaut, wie nach der Xsten Folie abgeschaltet wird. Später weiß man nur noch, ah ja, der oder die XY hat wieder „gelabert“. Über was, steht auf einem ganz anderen Blatt.

Wenn ein Speaker schwach aufgestellt ist, stellt sich rasch das Phänomen des mehr oder weniger gelangweilten Zuhörens ein. Das ist  durchaus ähnlich wie früher in der Schule bei dem unbeliebten Lehrer, der selbstvergessen vor sich hin redete.  Ein(e) mitreißende( r  ) SpeakerIn hält dagegen den Spannungsbogen und nimmt das Publikum mit.

 

 

Unterbindung von  endlosem „Gelaber“ ?

Natürlich komme ich hier auf sattsam bekannte Kommunikationsregeln. Denn was ist vor allem hilfreich bei Meetings und Präsentationen? Natürlich sowohl die Zielsetzung und Agenda eines Meetings zu kennen, als auch ein interessiert zuhörendes Team zu motivieren.

Die Zielsetzung

Jedes Meeting sollte eine klare Zielsetzung haben, die allen bekannt sein sollte. Denn ohne Ziel erfolgt auch Null Wirkung ! Und das bei aller Entschlusskraft und Motivation des Redners bzw. des oder der Vortragenden.

Wenn sich TeilnehmerInnen direkt am Anfang fragen müssen: „ Was mache ich eigentlich hier und warum redet die oder der jetzt so ewig?“ Dann ist völlig klar, hier wird weggehört, statt zugehört. Hier entsteht ein schwarzes Loch und Informationsstau und gleichzeitig entsteht eine gewisse Langeweile und kaum verhohlene Lustlosigkeit, was verhindert, länger als nötig konzentriert zuzuhören.

Das Zuhören !

Die erste Grundregel heißt also : Zuhören, und zwar ohne Zwischenrufe  und Kommentare, also Ausreden lassen, keine Gespräche mit Sitznachbarn führen, sich eben nicht wie im Bundestag oder wie Teilnehmer politischer Talkrunden verhalten.

Wer gut zuhört, vielleicht auch protokolliert, kann später die interessantesten Fragen stellen und entschieden viel zum Meeting-Erfolg beitragen.

 

Eher verwirrt als informiert  ?

Reden wir über die Agenda. Das kann die vorgegebene Strukturierung einer Sitzung, einer Konferenz, eines Meetings oder  einer Versammlung oder auch Konferenz inklusive angepeilte Zielsetzung sein. Auch ein Terminkalender kann eine Agenda beinhalten, vorausgesetzt alle haben darauf Zugriff. Es geht also immer um Struktur und eine gemeinsame Verabredung, an die man sich halten sollte.

Ein Problem ist vor allem dann gegeben, wenn die Agenda zu viele Themen gleichzeitig aufgreift und der Haupt-Speaker dann noch endlos lange eine Folie nach der anderen präsentiert. Klar ist auch, dass der Überblick dabei schon nach kurzer Zeit verloren geht. Dann sind Meeting-Teilnehmer häufig eher verwirrt als informiert und reagieren- ziemlich menschlich- schnell mit dem Blick auf die Uhr: „Wie lange denn noch?“

 

 

 

Ebenso trägt es zur allgemeinen Verwirrung bei, wenn grundsätzliche Fragen zur Agenda noch unbeantwortet sind. Also geht es nun um eine Entscheidung, oder will man nur diskutieren? Oder geht es primär um Information ?

Terminplaner stellen natürlich auch eine Agenda dar, auf die alle Zugriff haben sollten. Wenn allerdings die Agenda überfrachtet ist, sind Teilnehmer eher verwirrt als informiert.

Aber ganz wesentlich ist es, nicht alles gleichzeitig abhandeln zu wollen. Auch das thematische ständige Springen ist ein häufiger Fehler! Der Speaker muss einfach auf den Punkt kommen, bevor ihm die ZuhörerInnen einschlafen. Als Speaker oder Vortragend(r) sollte daher der eigene Beitrag bevorzugt gestrafft und nicht der eigenen Eitelkeit nachgegeben werden.

 

 

Denn einer die größten Schwachstellen bei Meetings sind tatsächlich selbstverliebte Speaker*innen, denen das Straffen ihres Beitrages nicht sonderlich gelingt. Alle gleichzeitig abhandeln zu wollen statt schnell auf den Punkt zu kommen, fördert „gepflegte Langeweile“. Zwar gibt es immer spannende, aber auch zeitfressende, eigene Themen. Die Priorisierung ist daher sehr wichtig, auch um möglichst keine neue Kisten aufzumachen. Erst sollte mal in der vorhandenen Kiste Ordnung geschaffen werden.

Aber auch die ZuhörerInnen sollten ebenfalls einen guten Eindruck hinterlassen. Das heißt weder am Smartphone mal eben Mails beantworten, noch Gespräche mit Nachbarn führen. Das kommt erstens nicht gut rüber und ist zweitens völlig unprofessionell. Was aber ist, wenn Gähn-Attacken erzeugt werden? Und alles einfach nur furchtbar langatmig und langweilig ist ? Power-Point-Präsentationen sind sicherlich praktisch, aber oft einfach überfrachtet. Das ist wirklich ein grober Fehler, weil genau auch das Meeting-Müdigkeit erzeugt. 

Zeitplan und Struktur.

Wenn  Zeitplan und Struktur stimmen, wird tatsächlich sowohl weniger Stress als auch geringere Meeting-Müdigkeit erzeugt. Schließlich wissen die TeilnehmerInnen, was auf sie zukommt und können im günstigsten Fall das ungefähre Ende abschätzen. Übrigens ist pünktliches Beginnen bzw. Erscheinen in einem Meeting nicht nur eine Frage des Respekts, sondern auch der allgemeinen Höflichkeit. Denn andere warten zu lassen, beansprucht überflüssigerweise auch deren Zeit, und widerspricht damit jeglicher Planungssicherheit. 

Tatsächlich erinnere ich mich an einen Professor im Rahmen meines Studiums, der die Türen des Hörsaales schließen ließ, sobald dessen Vorlesung begann. Wer zu spät kam, stand vor der verschlossenen Tür. Und das Original- Skript gab es nur in der Vorlesung selbst. Man mag es radikal finden, aber letztlich diente es dem Zweck, nicht gestört zu werden. Die Vorlesung begann pünktlich und endete ebenso genau auf die Minute.

Schwachstelle Zeitplan: Und was ist wenn sich keiner dran hält?

Klar ist: Wo einer zu spät kommt, muss ein anderer warten. Jemanden warten zu lassen, gilt immer als unhöflich. Manche empfinden es als respektlos und ziemlich nachlässig. Das alles ist mit dementsprechend negativen Gefühlen verbunden. Denn Unpünktlichkeit ist auch so eine Art gelebte Arroganz und Überheblichkeit.

Der Trick hier könnte tatsächlich sein, die Türen zum Meeting-oder Konferenzraum nach Beginn zu schließen. Das wäre quasi eine Art Theatereffekt. Denn hier kommt man nach Vorstellungsbeginn ja auch nicht mehr rein. Oder wie wäre mal ein Meeting ohne gemütliche Stühle? Würde die Meeting- Zeit sicherlich auch radikal verkürzen. Wer will schon stundenlang stehen?

Weitere Schwachstelle: Unvorbereitete Teilnehmer.

Damit jeder weiß worum es geht, helfen Memos, die eine halbe Stunde vor Beginn unter die Leute kommen sollten. Am besten, wenn alle schon vor Ort sind. Dazu ist es geschickt, sinnvollerweise den Beginn 30 Minuten vorzuverlegen. Was in der Praxis oft schwer umzusetzen ist. Es macht aber durchaus Sinn, gemeinsam die Memos durchzugehen und sich dabei auf die Agenda zu beziehen. Das trägt zur Aufmerksamkeit und letztlich zur Effizienz bei.

Schwachstelle : Hierarchie und soziale Rollen.

Wenn der Boss redet oder die Chefin, herrscht allgemeines Schweigen ! Natürlich werden dabei ständig ein gewisses Hierarchiegefälle und entsprechende soziale Rollen bedient ! Das unterstützt letztlich auch Meeting- Müdigkeit..

 

 

Nun gibt es begabte Redner und auch immer die Vielredner sowie die stumme Mehrheit. Genau diesen Effekt kann man häufig beobachten. Tatsächlich profitieren aber vor allem jene weniger sichtbaren TeilnehmerInnen von kleineren Arbeitskreisen. Denn hier können sie sich entfalten, um die Ergebnisse im Plenum zu präsentieren. Auch dies ist oft zeitlich kaum realisierbar, wenn keiner sich an die realen Sprechzeiten hält.

Zu Präsentieren kann eine belastende Situation sein. Es betrifft hier eher die leisen, weniger Sichtbaren und Introvertierten, was schade ist. Denn gerade die weniger Forschen haben Innovatives beizutragen. Zu all dem gehört natürlich auch, die Ideen anderer nicht sofort abzuschmettern !

Große Schwachstelle : Ergebnisse werden nicht umgesetzt.

Nicht nur strittige Themen sollten unbedingt immer dokumentiert werden und ein Ergebnisprotokoll für Alle nachvollziehbar sein. Auch Rundmails sorgen mit Action Points für eine möglichst rasche Information und ebnen zumindest den Weg in die Umsetzung ! Die Aktionspunkte sind bekanntlich handlungsanweisende To-dos um die angepeilten Ziele zu erreichen.

Da aber auch Mails eine gewisse Eigendynamik entwickeln und vieles Überlesen wird, sollte man eine Kurzversion als Erstes schicken, und die Lang-Version mit allen Unterpunkten damit ankündigen. Die große Frage die sich unmittelbar hier stellt wird sein, wer diese unliebsame Aufgabe übernimmt und wie? Einmalig oder im Wechsel mit xy ? Genau an solchen Fragen scheitern oft gute Ansätze.

Die Regeln nochmals in Kurzform :

1. Zuhören
2. Auf den Punkt kommen und den eigenen Beitrag straffen.
3. Nicht zu viele Themen dabei bedienen
4. Wirklich nur „sachdienliche“ Beiträge als Präsi befürworten.
5. Auch bei ziemlich strittigen Themen Haltung und Respekt bewahren, sowohl als Speaker als auch als Zuhörer.
6. Kein endloses „Gelaber“: Zuhören und themen-sachzentrierte Fragen stellen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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